ServiceNowのテンプレート機能を活用する

ServiceNowの便利な機能の一つとしてテンプレートがある。

テンプレートはレコードを作成するときにあらかじめ登録しておいた固定的な記入を何度でも呼び出せる機能である。

同一フォーマットで報告させたかったりナレッジ記事を作りたかったりするときに便利に使える。

ここではknowledgeの機能を例にまずは作り方から説明してみる。

ナビゲーションバーからknowledgeを検索。

knowledge -> Create Newで新規作成画面へ。

Article bodyに、軍人の人物紹介として次のような定型的な記載を求めたいような場合を想定してみる。

生誕：yyyy年mm月dd日
死没：yyyy年mm月dd日（yy歳）
所属組織：〇〇〇
軍歴：yyyy - mmmm
最終階級：〇〇〇
除隊後：〇〇〇

まずはこれをそのまま次の様に入力する。

なぜか初期状態ではテンプレートバーというのが表示されていないので右上の・・・メニューをクリックし、Toggle Template Barをクリックすると画面下方にテンプレートバーが出る。（↑の画面ではすでに出ている。）

そして下部のバーからCreate A New One?　または　＋　マークをクリック。すると次のようにテンプレート作成用画面が出てくる。

デフォルトで入ってしまっている項目もあるが不要な項目は右側の×印で削除しわかりやすい名前を付けておく。

※編集画面右上のGlobalで全員が使用できるテンプレート、同じくGroupsを編集すると対象のグループメンバーだけが使用できるテンプレートとして設定可能である。

　いずれも設定しない場合は本人専用となる。

この状態でSubmitすると、画面下部に先ほど設定した名前のテンプレートが作成されている。

これで、何度でも先ほどと同じ内容の記述を新規に作成するナレッジで呼び出す事が可能となる。

なお作成したテンプレートはsys_templateというテーブルにすべて一覧で保存されている。

System Definition -> Templates のメニューか、ナビゲーションバーにsys_template.listで閲覧および個々の編集が可能になっている。テンプレートバーからも編集できるが慣れてきたらこのテーブルから直接管理する方が便利である。

今回はテンプレートの作成を行ったが、実はデフォルトではテンプレート化できない項目があり、実務的にはその項目がテンプレート化したいケースもあったりする。そういう場合のカスタマイズ方法を次回紹介したい。

次回：ServiceNowのデフォルトではテンプレート化できない項目をテンプレート化する（例）

追記：スクリプトを使用したより柔軟なテンプレートの作り方はこちら。

ServiceNowのテンプレートでスクリプト（Javascript）を使う